Fixed Price, Time & Materials и Retainer — как выбрать договор на IT разработку

Заказчики обращаются к нам за разработкой самых разных проектов, таких как UX/UI-аудит, прототипирование, разработка дизайна сложных цифровых продуктов, создание фирменного стиля, лендингов или промо-сайтов. У каждого проекта свои цели, задачи и условия, поэтому мы работаем по разным типам договоров: Fixed Price, Time & Materials и Retainer.

Сотрудничество по фиксированной цене, по принципу «время и материалы» или контракт на выделенную команду имеют свои особенности. В данной статье объясним, чем отличается каждая модель и для каких типов проектов лучше подходит.

Fixed Price

Fixed Price (в переводе с англ. «фиксированная цена») — тип договора, в котором фиксируются объем и список работ по проекту. Для этого разрабатывается техническое задание, а также устанавливаются сроки реализации и конечная стоимость.

Риск задержки сроков выполнения работ несет подрядчик. С одной стороны, такая модель может показаться выгодной для заказчика, поскольку он точно знает, сколько будет стоить проект и когда будет сдан. Если смотреть более глубоко, то проект выполняется в срок, но качество может являться предметом дальнейшего обсуждения.

В качестве примера сотрудничества по Fixed Price вне IT можно привести создание визиток на заказ. ТЗ в данном случае — это тираж, размер визитки, качество бумаги, количество цветов, двухсторонняя или нет. Собрав эти требования, типография подсчитывает полную стоимость работ и обозначает срок, по истечении которого визитки будут готовы. Ни один из этих параметров в процессе работы не должен быть изменен.

Особенности Fixed Price

Детальное техническое задание на разработку.

Работа по выполнению требований к созданию ТЗ обязана быть максимально подробной. Потом уже будет невозможно внести изменения в ТЗ (добавить функции, изменить технологию и т.д.), уложившись в оговоренные сроки и объемы. Отсюда вытекает следующая особенность.

Изменения в ТЗ за отдельную плату.

Когда во время реализации проекта по договору Fixed Price клиент захотел что-то сверх ТЗ, в таком случае заключается дополнительное соглашение к начальному договору с необходимыми дополнениями и согласованной суммой работ по их внедрению.

Повышенная цена нормо-часа.

Исполнитель в соответствии с договором обязуется выполнить проект в оговоренный срок, исключая доплату. Поэтому в Fixed Price могут закладываться возможные риски с обеих сторон, а также гипотетическое привлечение руководителей проектов и остальных требуемых специалистов.

Для каких проектов подойдет Fixed Price

Fixed Price — лучший тип сотрудничества для работы над проектами с точными требованиями, фиксированным бюджетом и ограниченными сроками:

• для маленьких корпоративных сайтов и одностраничных лендингов;
• для услуги ux-аудита;
• для разработки фирменного стиля;
• для оговоренного списка работ над сайтом, разработки отдельных страниц или элементов дизайна;

В большинстве случаев мы сотрудничаем по Fixed Price над разработкой дополнительных функциональных блоков в продукт, аудитом и аналитикой проекта, стартапа.

Важно понимать, что изменения технического задания в процессе разработки бывают фундаментальными и невыполнимыми по Fixed Price. По этой причине в разработку согласно данной модели мы включаем wagile-подход, добавляющий эластичности к Fixed Price, но не выходящий за его рамки.

Примеры подхода Fixed Price в разработке

Мы предлагаем контракт «Fixed Price» новым клиентам с понятной задачей, например, проведение услуги UX-аудита сайта.

Недавно к нам обратился онлайн-кинотеатр Flex, чтобы понять, есть ли проблемы с продуктом, и как их исправить.

Чтобы узнать бизнес изнутри, его цели и задачи, мы провели интервью с сотрудниками, создали дерево роста и составили user story map. Также изучили видимость продукта на стационарных и мобильных устройствах: телевизоре, десктопе, смартфоне и планшете.

Результат аудита мы представили в виде карточек в Notion. В каждой карточке — описание проблемы, с которой сталкивается пользователь, рекомендации по исправлению и эскиз готового решения. Каждой проблеме присвоен приоритет. Получилась дорожная карта, с которой удобно работать. Каждое предложенное решение мы обосновали теоретически с примерами лучших практик.

По времени UX-аудит занял 3 недели.

Time & Materials

Time & Materials (в переводе с англ. «время и материалы») — тип договора, в котором фиксируется почасовая ставка разработчика. Заказчик оплачивает затраченное исполнителем время и материалы, использованные для работы. Вначале подобную схему применяли консалтинговые и аудиторские компании, но в настоящее время она перешла в сферу IT. Модель подходит для проектов с индивидуальными решениями.

Характерный пример сотрудничества по Time & Materials вне области IT — вызов репетитора ребенку для подготовки к экзаменам. Сколько часов займет обучение, за столько нужно будет заплатить. Плюс возможные учебные материалы, если их закупает репетитор.

Особенности Time & Materials

Эластичность.

Time & Materials отлично подходит для проектов, когда необходимо реализовывать постоянные доработки продукта, но заказчик не до конца знает, сколько именно задач нужно будет сделать в ближайшее время. Сотрудничая с исполнителем по договору T&M, заказчик может произвольно убирать или добавлять блоки разработки и желаемую функциональность в проекте, когда захочет, минуя заключение дополнительных соглашений. Оплата при этом происходит за фактически выполненные задачи.

Прозрачность процесса.

В рамках T&M, исполнитель постоянно держит заказчика в курсе текущего состояния дел на проекте: еженедельные отчеты и фиксация затраченного на разработку времени в тайм-трекере. Мы на проектах по T&M работаем с заказчиком недельными итерациями. В начале недели проводим совместное планирование с командой заказчика и вместе выбираем задачи на ближайшую итерацию. В конце недели проводим демо и показываем результаты. Один раз в месяц присылаем подробный отчет о проведенных работах и затраченном времени.

Для каких проектов подходит Time & Materials

Эффективность T&M отлично проявляется в крупных проектах, где не определены масштабы, глубина проработки и функциональность будущего продукта. Где требуется достаточная эластичность, чтобы менять приоритеты в процессе разработки, тестировать гипотезы и постоянно управлять бэклогом продукта.

• для цифровых продуктов и сервисов, где присутствуют постоянные задачи, но объем невозможно оценить;
• для сайтов с высокой нагрузкой и постоянно расширяющейся функциональностью;
• для личных кабинетов и интранет-порталов;
• поддержка проектов с неясным объёмом задач.

Примеры подхода Time & Materials в разработке

Time & Materials отлично подходит для проектов, где объем задач трудно спрогнозировать. Мы предложили его команде стартапа Смартби.

Смартби — сервис, помогающий купить правильные автозапчасти. Эксперты в онлайн-чате подбирают детали по запросу покупателя, оформляют заказ в ближайшем магазине и следят, чтобы заказчик вовремя получил свои товары.

Перед нами стояла задача продумать сценарии и с нуля разработать интерфейс сервиса. Дополнительно спроектировать онлайн-чат, личный кабинет, онбординг и лендинги для экспертов, а также систему внутреннего контроля и мониторинга.

Команда Смарби постоянно тестировала гипотезы и запускала новые фичи. Для экономии бюджета и целевых изменений в продукте мы выбрали подход с оплатой по фактически отработанным часам, что стало верным решением. За короткое время нам удалось запустить продукт и найти product market fit при максимально сжатом бюджете.

Retainer

Retainer (в переводе с англ. «слуга, гонорар») — тип договора, который фиксирует команду в проекте, ежемесячное время разработки и стоимость.

Отработанное время сверх нормы оплачивается отдельно, а неотработанное время аннулируются. Retainer, как и T&M, имеет эластичность для внесения изменений в проект в процессе разработки. Такая модель полезна, когда проект требует непрерывного сопровождения с технической поддержкой.

Минусом Retainer является то, что для заказчика он может показаться слишком дорогим, когда определенное количество времени и ресурсов не используется в полном объеме. В целом, Retainer имеет меньше недостатков по сравнению с T&M и Fixed Price.

В качестве примера Retainer вне IT можно привести договор на еженедельный клининг в квартире или офисе. В оговоренные дни недели на определенное время приходит постоянный клининг-менеджер. Заказчик платит за это раз в месяц фиксированную сумму, гонорар.

Особенности Retainer

Постоянство

С заказчиком работают неизменные люди, оплачивается оговоренное количество нормо-часов в месяц за фиксированную цену. Эти параметры не изменятся на протяжении всего действия договора типа Retainer.

Эластичность

Как c Time & Materials, заказчик способен изменять трудоемкость и добавлять функциональность. Стоит держать в уме, что время команды на разработку ограничено рамками договора.

Неотработанное время сгорает

Когда заказчик оплачивает 50 нормо-часов в месяц, а команда выполнила список задач за 45, разница в 5 нормо-часов не переносится на следующий период, а сгорает.

Для каких проектов подходит Retainer

Retainer удобен, когда заказчик не имеет IT-отдела в штате, но хочет разработать крупный проект, нуждающийся в постоянной поддержке и развитии, либо желает усилить свою команду квалифицированными специалистами без приема в штат. Опять-таки зачастую эффективнее нанять слаженную и профессиональную команду разработки извне.

Retainer хорош:

• для компаний с готовой идеей, но не имеющих штатных разработчиков;
• для запуска MVP — начальной версии цифрового продукта, включающей минимальный набор функций, а также быстрого старта и проверки бизнес-гипотез;
• для масштабных сервисов, работа над которыми продолжается даже после запуска;
• для технической поддержки проектов.

Примеры подхода Retainer в разработке

Мы предлагаем Retainer для сложных продуктов с постоянной доработкой, например, как для маркетплейса автотоваров Emex.

Emex — масштабный проект, состоящий из нескольких частей: торговой, информационной и логистической. На сайте представлено более 47 млн автотоваров, а поставщики каждый день привозят более 50 000 автотоваров в центральный сортировочный центр.

С Emex мы сотрудничаем уже более 5 лет. За клиентом закреплена команда из дизайнеров, арт-директора и продукт-менеджера. Ребята давно работают с проектом, глубоко понимают предметную область и поэтому эффективно решают задачи, зная легаси продукта. Стоимость команды для Emex фиксирована, поэтому заказчику легко планировать и учитывать бюджет на разработку.

Гибридный формат

Разработка IT-продуктов под заказ нередко требует эластичности в подходе, поэтому в ряде случаев во время сотрудничества полезно комбинировать модели.

Аналитику перед началом разработки проекта мы обычно проводим по Fixed Price.

На это есть две причины.

1. Прежде всего, в процессе проектирования может возникнуть непреодолимое желание проработать логику еще на шаг вглубь и определить требования детальнее. Это приводит к тому, что мы больше пишем, нежели разрабатываем. Установив сроки, обе стороны несут обязательства за получение результата в установленный срок. Таким образом, после истечения оговоренного срока, мы начинаем разработку, а не продолжаем наполнять ТЗ текстом.
2. Вновь пришедшие клиенты с большей вероятностью согласятся в начале пути на фиксированную цену. Существует неопределенность в отношении того, будет ли плодотворным сотрудничество. Поэтому Fixed Price является своего рода гарантом и позволяет заказчику оценить исполнителей по умению исполнять договоренности в ограниченных рамках. Исполнитель также смотрит на исполнение обязательств заказчиком в границах договора и его реакцией на возникающие трудности и вопросы.

Какой тип договора выбрать в 2023-2024 году?

В 2023 году time & material немного сдал свои позиции, а fixed price чуть увеличил. В то же время окончательный выбор модели сотрудничества в большинстве своем зависит от требований и финансовых возможностей заказчика. Fixed price снижает нагрузку на бюджет и, в целом, увеличивает гарантии конечного результата. Правда, стоит отметить, что заказчику необходимо детально составлять техническое задание и согласовывать с разработчиком даже самые незначительные нюансы.

На удивление, Retainer стал набирать обороты даже активнее, чем fixed. Точную корреляцию провести трудно, но факт налицо.

4 рекомендации, которые помогут выбрать нужный тип договора

1. Работающий продукт уже есть, но вы хотите его улучшить, однако, пока не понимаете, как лучше. Мы советуем начать с UX-аудита по Fixed price. Мы исследуем ваш продукт, дадим рекомендации как можно его улучшить, приложим эскизы и обоснование. Далее вы сможете продолжить с нами разрабатывать и внедрять уже конкретные страницы или сделаете это сами со своей командой.
2. У вас есть четкое понимание продукта, вам нужна внешняя продуктовая команда или хотите усилить свою. В данном случае контракт типа Retainer станет самым эффективным решением.
3. Вы хотите нарисовать несколько страниц или лендинг. Тут разумным решением станет Fixed price.
4. Вы хотите запустить MVP. Можем предложить как Retainer, так и Fixed с учетом FFF (подробнее разберем в следующей статье).

Мы подберем оптимальный вариант сотрудничества под любой тип проекта. Обращайтесь!